Importer ses adhérents
De l'export ITAC à la liste des adhérents : ce qu'il faut avant le premier import, ce que Cibléo reconnaît, et comment réimporter sans doublon.
Avant le premier import : le contrat de sous-traitance
Le club doit avoir accepté les conditions d'utilisation, qui valent contrat de sous-traitance (RGPD, art. 28) : votre club est responsable des données de ses adhérents, Cibléo les traite pour son compte. Elles s'acceptent à la création du club, ou d'un clic depuis le bandeau du tableau de bord (président, ou « Configuration du club » en modification) ; une fenêtre le rappelle aussi à chaque connexion, sur la première page ouverte, tant que ce n'est pas fait. Tant que ce n'est pas fait, aucune fiche ne s'ajoute ni ne s'importe : le message le dit (CIB-CLUB-CONDITIONS), et votre saisie n'est pas perdue.
1. Exporter depuis ITAC
Tout se fait d'abord dans ITAC (création des fiches — c'est là que naît le n° de tireur —, renouvellements, constitution puis règlement du lot). Ensuite seulement, on rapatrie l'extraction : Cibléo n'écrit jamais dans ITAC, il l'importe.
- Dans ITAC, ouvrez le modèle d'extraction « licences payées ».
- Filtres : ne touchez à rien (l'extraction complète est la bonne).
- Champs à afficher : infos licencié + infos licence.
- Exportez en Excel, puis choisissez ce fichier dans Cibléo (.xlsx, .csv, .tsv) — ou collez le tableau.
2. Vérifier ce que Cibléo a reconnu
- Vérifiez l'origine du fichier : « Colonnes Nom et Prénom séparées » (extraction ITAC, ou tableau du club — par défaut) ou « Colonne Nom Prénom unique » (export EDEN).
- Contrôlez la correspondance des colonnes et l'aperçu (date de naissance, e-mail et téléphone compris). La correspondance s'ouvre d'elle-même quand une colonne du fichier n'est reprise par aucun champ : associez-la, ou laissez-la si elle ne concerne pas la fiche.
- Lisez les avertissements : valeurs illisibles (la fiche serait créée sans elles), lignes sans n° de licence ni date de naissance (un prochain import ne saurait pas les retrouver), n° de licence privés de leur zéro de tête.
- Cliquez sur « Importer X licenciés ».
Des colonnes de l'export ne sont volontairement pas importées et sont listées à l'écran : « Handisport » (donnée de santé, RGPD), « Etat (blacklistage) » (sanction fédérale, du ressort d'ITAC), lieu de naissance et nationalité (Cibléo ne les conserve pas), prestations fédérales.
Bornes : 1 000 licenciés au plus par import (découpez un fichier plus long), 10 imports par jour et par compte, 5 000 fiches au plus par club. Un classeur Excel est lu sur sa première feuille visible ; un fichier LibreOffice (.ods), Numbers ou un ancien .xls s'enregistre d'abord en .xlsx ou en CSV.
Démarrer avec le tableau du club (sans ITAC)
Pour reprendre l'existant, le tableau tenu par le club (Excel, CSV, export d'un ancien logiciel) passe par le même écran. Il faut au minimum une colonne Nom et une colonne Prénom ; les libellés courants sont reconnus (« Nom de famille », « Né(e) le », « Tél. portable », « Adresse mail », « CP », « Commune »…), une ligne de titre au-dessus des en-têtes est passée d'elle-même.
- Au besoin, partez du modèle de tableau (bouton « Télécharger un modèle de tableau » de l'étape 1) : ses en-têtes sont tous reconnus.
- Gardez la date de naissance (jj/mm/aaaa, année sur quatre chiffres) ou le n° de licence : c'est ce qui retrouve chaque fiche au prochain import — sans l'un ni l'autre, réimporter créerait des doublons.
- Dans Excel, mettez les colonnes N° de licence et Téléphone au format Texte : sinon le zéro de tête disparaît (Cibléo rend leur 0 aux portables à 9 chiffres, mais pas aux n° de licence).
- Une colonne propre au club (casier, taille de veste, bénévole…) ? Créez d'abord un champ personnalisé du même nom (Personnaliser → Fiche adhérent) : à l'import, la colonne qui porte son libellé le remplit d'office (« Ajuster la correspondance des colonnes » pour en choisir une autre). Chaque valeur est relue selon le type du champ — nombre, date, liste de choix, case à cocher (« oui », « x ») — ; une valeur illisible n'est pas reprise et c'est dit, avant l'import et au compte rendu. Une case vide ne vide rien sur une fiche existante, et le texte libre est chiffré comme sur la fiche.
- Cotisations déjà réglées et certificats médicaux : une colonne « Cotisation réglée » (« oui » ou la date du règlement) marque la cotisation de la saison en cours réglée, mode « autre », sans montant — rien n'entre en comptabilité, ces sommes sont dans vos comptes d'avant (droit « Cotisations & comptabilité ») ; une colonne « Date du certificat médical » enregistre la date seule du certificat, l'échéance s'en déduit (droit « Médical »). Un règlement déjà enregistré ou un certificat plus récent restent tels quels ; « Ajuster la correspondance des colonnes », rubrique « Reprises du club », pour choisir une autre colonne.
- Importez, puis faites votre premier import ITAC : les fiches existantes sont rapprochées et complétées, pas recréées.
Réimporter sans créer de doublons
Un réimport rapproche chaque ligne par n° de licence, puis par identité (nom + prénom + date de naissance) : les fiches existantes sont mises à jour, pas dupliquées — et une fiche créée sans numéro reçoit celui qu'ITAC vient de lui attribuer. La mise à jour est non destructive : une valeur existante n'est jamais écrasée par une case vide.
Un import raté (mauvais fichier, colonnes inversées) ? Pendant 30 jours, « Annuler cet import » (Paramètres → Historique des imports, droit « Adhérents » en suppression) supprime les fiches qu'il a créées, avec ce qui s'y rattache. Une fiche inscrite au registre, avec une recette ou une signature, est gardée ; les fiches qu'il a mises à jour ne reviennent pas en arrière.
Une ligne qui retrouve une fiche effacée (droit à l'effacement) est écartée : la fiche est figée, l'import ne la réécrit pas et ne la recrée pas. Si la personne revient au club, créez sa fiche à la main.
Un doute avant d'importer ? « Simuler l'import » (sous l'aperçu) dit combien de fiches seraient créées, mises à jour ou déjà à jour, sans rien enregistrer. Des créations sur un club déjà peuplé sont signalées : ces licenciés y sont peut-être déjà, sans n° de licence ni date de naissance lisible — des doublons en vue. Trente simulations par jour et par compte.
L'import boucle aussi la rentrée : les demandes de renouvellement couvertes passent « licence reçue » et les lots ITAC concernés se clôturent tout seuls. Il ne prévient personne : une fois les cartes déposées, informez les licenciés depuis le lot.
Réimportez régulièrement : au-delà de 30 jours sans import, Cibléo vous rappelle que vos données fédérales datent (l'état des licences n'est à jour que par l'import). L'import ne désactive personne — hormis les licenciés qu'ITAC signale décédés : un adhérent parti se désactive depuis sa fiche.
Besoin d'autre chose ?
Ces pages reprennent une sélection de l'aide de Cibléo. L'aide complète, écran par écran, est dans l'application (bouton « Aide »), avec un assistant qui répond à vos questions. Vous n'arrivez pas à vous connecter, ou vous n'avez pas encore de compte ? Écrivez-nous.